Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité
1. Contexte
SAFIRE CONSEILS RH est une entreprise enregistrée qui offre un service en Ressources Humaines aux entreprises, principalement dans la région de la Gaspésie et ailleurs.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont SAFIRE CONSEILS RH les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par SAFIRE CONSEILS RH par moyens technologiques.
Cette politique s’applique à SAFIRE CONSEILS RH, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de SAFIRE CONSEILS RH. Elle s’applique également à son site internet, ainsi que toutes les applications utilisées par l’entreprise.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par SAFIRE CONSEILS RH que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses candidats, ses employés et les employés des clients ou toutes autres personnes; comme les visiteurs de ses sites internet ou autre.
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
3. Collecte, utilisation et communication
Dans le cadre de ses activités, SAFIRE CONSEILS RH peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement pour utilisation (ou l’objectif visé), ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.
SAFIRE CONSEILS RH informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, les fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.
SAFIRE CONSEILS RH applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :
Consentement :
- De façon générale, SAFIRE CONSEILS RH collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir volontairement ses renseignements personnels sur le site web ou toute autre application volontaire. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels (voir l’Annexe A pour plus de détails).
- Normalement, SAFIRE CONSIELS RH doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, SAFIRE CONSEILS RH peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où l’entreprise peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.
Collecte :
- Dans tous les cas, SAFIRE CONSIELS RH ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.
- Veuillez noter que les services de SAFIRE CONSIELS RH ne visent pas les personnes mineures, n’ayant pas l’âge légal de travailler, et de façon plus générale, l’entreprise n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).
- Collecte auprès de tiers : SAFIRE CONSEILS RH peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, l’entreprise demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à SAFIRE CONSIELS RH.
Dans certaines situations, SAFIRE CONSEILS RH peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire :
a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile.
b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.
Détention et utilisation :
- SAFIRE CONSEILS RH veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
- SAFIRE CONSIELS RH ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que SAFIRE CONSEILS RH veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, SAFIRE CONSEILS RH peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne :
- Lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
- Lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
- Lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.
- Accès limité. SAFIRE CONSEILS RH doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. SAFIRE CONSEILS RH demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.
Communication :
- Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, SAFIRE CONSEILS RH obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, SAFIRE CONSEILS RH devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.
- Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants:
- SAFIRE CONSEILS RH peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
- Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants de SAFIRE CONSEILS RH désignés pour l’exécution de mandats de recrutement, par exemple. Ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de SAFIRE CONSEILS RH (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :
- Utilisation de témoins de connexion
Des témoins de connexion (cookies) sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.
Le site internet de SAFIRE CONSEILS RH utilise les services de La Boite Flexible pour la mise à jour, analyse des visites et la sauvegarde.
- Autres moyens technologiques utilisés
SAFIRE CONSEILS RH recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à son site internet (candidatures spontanées, Microsoft Forms, infolettre ou application sur une offre d’emploi) ou par des formulaires de sites de recrutement externes.
SAFIRE CONSEILS RH recueille des renseignements personnels en offrant un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, l’entreprise doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par Nord VPN afin d’assurer la sécurité des données.
4. Conservation et destruction des renseignements personnels
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, SAFIRE CONSEILS RH ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés ou si la personne concernée a manifesté son intérêt pour participer à un processus de sélection autre. La conservation des renseignements sera d’une durée de 1An. Après quoi, la personne devra volontairement réitérer soin intérêt d’être considérée pour un processus de sélection ou autre processus qui serait dans son intérêt.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, SAFIRE CONSEISL RH s’assurera :
- De les détruire.
- De les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
La destruction de renseignements par SAFIRE CONSEILS RH doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par SAFIRE CONSEILS RH concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de SAFIRE CONSEILS RH (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.
5. Responsabilités de SAFIRE CONSEILS RH
De manière générale, l’entreprise est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.
La responsable de la protection des renseignements personnels est la fondatrice-directrice de l’organisation. Elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. La responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.
Les membres du personnel de SAFIRE CONSEILS RH ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique, et ce, tout au long du cycle de vie en emploi, considérant leurs rôles et responsabilités.
6. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels d’e SAFIRE CONSEILS RH à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par SAFIRE CONSEILS RH et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne et/ou rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.
La responsable de la protection des renseignements personnels de SAFIRE CONSEILS RH doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. La responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis. Elles peuvent également demander à SAFIRE CONSEILS RH quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez SAFIRE CONSEILS RH qui y ont accès et leur durée de conservation.
7. Processus de traitement des plaintes
Réception
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par SAFIRE CONSEILS RH, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante. L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par la responsable. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, la responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
Traitement
SAFIRE CONSEILS RH s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de l’entreprise, pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par SAFIRE CONSEILS RH est conforme à la présente politique au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
SAFIRE CONSEILS RH doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, SAFIRE CONSEILS RH invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par l’entreprise.
9. Approbation
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de SAFIRE CONSEILS RH, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels :
Shannon Rudy
fondatrice-directrice de SAFIRE CONSEILS RH
St-Siméon-de-Bonaventure, QC. G0C 3A0
10. Publication et modifications
La présente politique est publiée sur le site internet de SAFIRE CONSEILS RH, relative aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées, selon le mandat en cours. SAFIRE CONSEILS RH doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.
*Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.
Tableau des versions et des changements :Version |
En vigueur le |
Changements depuis la dernière version |
1.0 |
SEPTEMBRE 2023 |
Première version |
2.0 |
SEPTEMBRE 2024 |
AJUSTEMENTS SELON L’ÉVOLUTION DE LA LOI |
Voici une liste non exhaustive sur les types de renseignements que SAFIRE CONSEILSR RH pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis. Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent.
Relation avec SAFIRE CONSEILS RH. |
Type de renseignement personnel |
Fin de la collecte / utilisations
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Manière de recueillir les renseignements (moyens) |
L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires: |
Utilisés pour : |
Peuvent être recueillis : |
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Clients |
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Candidats et employés internes |
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Consultants et fournisseurs |
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Candidats qui appliquent sur une offre d’emploi disponible ou en candidature spontanée |
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